Manual Colaborativo das Secretarias Departamentais da UFES: Ferramenta Online de Suporte Administrativo
Nome: AFONSO HENRIQUE OLIVEIRA
Tipo: Dissertação de mestrado profissional
Data de publicação: 28/08/2019
Orientador:
Nome |
Papel |
|---|---|
| ANDREAS NASCIMENTO | Orientador |
Banca:
| Nome |
Papel |
|---|---|
| ANDREAS NASCIMENTO | Orientador |
| FRANCISCO DE ASSIS SOUZA DOS SANTOS | Examinador Externo |
| OSMAR VICENTE CHEVEZ POZO | Examinador Interno |
Resumo: Toda organização possui uma finalidade, objetivos e metas, este conjunto que norteará a aplicação dos recursos necessários para alcançá-los. Os colaboradores que compõem essas organizações devem atuar dentro de uma estrutura organizacional com atribuições pré-definidas. Tendo em foco as atividades realizadas em nível operacional, este nível compreendem as rotinas administrativas que são realizadas de forma rotineira e cotidiana, a fim de se alcançar estes resultados. O presente estudo visa estudar o desenvolvimento das rotinas administrativas nas secretarias departamentais da UFES, de modo a identificar as principais rotinas, as dificuldades dos servidores para executá-las, e se estão de acordo com regimentos e resoluções da universidade. De forma mais específica através do uso de uma ferramenta online de gestão do conhecimento, a wiki, que permita o registro das rotinas administrativas das secretarias departamentais da universidade, como um manual colaborativo. Constatou-se que a equipe administrativa que trabalha nas secretarias departamentais da UFES é relativamente jovem, 70,2% destes servidores estão na faixa etária de 21 a 40 anos de idade. Essa equipe é bem qualificada, com um grande número de especialistas e mestres, 43,3% e 20,9% respectivamente, todos possuem no mínimo a graduação de nível superior. Concluindo-se que essa equipe possui formação e capacidade necessária para executarem as rotinas departamentais. Contudo, os secretários encontram dificuldades na execução das rotinas devido à falta de padronização de suas atividades e a falta da descrição formal da execução dos procedimentos. Este estudo também apontou que as secretarias departamentais unificadas possuem menor grau de dificuldades para executar as rotinas administrativas, do que as secretárias de um único departamento. O nível de dificuldade nas secretarias unificadas concentra-se no nível baixo, com 52,6%, já o nível das secretarias únicas concentra-se no nível mediano, com 45,8%. Isso devido a presença de uma equipe de trabalho e guia nas secretarias unificadas. A ferramenta online desenvolvida neste estudo se adequa perfeitamente na solução das dificuldades encontradas, atuando no processo de criação, discussão, publicação e disseminação das rotinas administrativas dos departamentos. Esse tipo de ferramenta exige a contribuição e participação da população envolvida, e um dos fatores que contribui na sua construção da wiki é a existência de servidores que já realizam, por inciativa própria, a confecção de algum tipo de compilado das rotinas administrativas.
Quase a metade dos secretários, 44,8%, informaram que fazem ou conhecem algum servidor na secretaria que faz esse tipo de compilado. E 92,5% dos secretários aprovou a ideia de criação de um site, contendo as rotinas das secretarias departamentais. E que 67,2% dos secretários, gostariam de poder fazer sugestões e alterações. O aplicativo web construído nesta pesquisa contribuirá no desenvolvimento das atividades das secretarias departamentais, auxiliando na construção e compartilhamento das rotinas administrativas. Além do mais, o produto desta pesquisa pode ser expandido para outros setores da instituição.
