INTEGRAÇÃO DO SISTEMA DE PROTOCOLO-WEB ÀS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
DE UMA UNIVERSIDADE FEDERAL
Nome: GIANNI CARVALHO MACHADO GUIMARÃES
Tipo: Dissertação de mestrado profissional
Data de publicação: 14/07/2021
Banca:
Nome |
Papel |
|---|---|
| FABRICIA BENDA DE OLIVEIRA | Examinador Interno |
| ROSÂNGELA SARMENTO SILVA | Examinador Externo |
| ULYSSES RODRIGUES VIANNA | Orientador |
Resumo: A Universidade Federal do Espírito Santo, ao instituir a Portaria nº 1.269 de 30 de agosto de 2018, deu um importante passo na busca pela eficiência no serviço público, com a implantação do processo administrativo eletrônico na universidade, o Protocolo-Web (Lepisma). O desenvolvimento deste trabalho baseia-se na utilização do Lepisma de forma mais eficiente e uniforme através da descrição dos fluxos dos processos da Secretaria Única de Graduação Setorial Sul (SUGRAD) dentro desse sistema eletrônico de protocolo. O problema: A ausência de um manual prático e específico, com procedimentos para direcionar as atividades do setor, é o fator que justifica esse trabalho. Este trabalho tem como principal objetivo propor a padronização e a orientação sobre os procedimentos administrativos desempenhados no sistema de Protocolo-Web da Secretaria Única de Graduação. Em termos teóricos a pesquisa foi amparada nas Teorias sobre eficiência na administração pública, o conhecimento e o conceito de governança como elementos de referência. Quanto aos métodos e procedimentos, a abordagem desta pesquisa caracteriza-se como de natureza quantitativa por meio da estratégia de estudo de caso e foi desenvolvida uma pesquisa exploratória para levantamento das informações técnicas e bibliográficas existentes. Também optou-se metodologicamente pela matriz de amarração de Mazzon (2018). Quanto aos principais resultados encontrados, verificou-se através dos dados levantados, que o estudo da rotina administrativa Amparo Legal evidenciou a necessidade de padronização no setor. A avaliação das peças anexadas pela SUGRAD e Colegiados nos Documentos Avulsos sobre Amparo Legal, durante o ano de 2019 indica que a taxa de 14,20% de inconsistências possa estar relacionada à falta de conhecimento da Instrução Normativa e ausência de padronização na rotina administrativa. A análise de tramitações praticadas pela SUGRAD e Colegiados sobre Amparo Legal permitiu verificar que 10,80% daquelas realizadas em 2019 apresentaram alguma inconsistência, indicando a necessidade de aprimoramento dos servidores para o aumento da eficiência nesta atividade. Ao se avaliar os despachos emitidos pela SUGRAD e colegiados durante o ano de 2019, observou-se uma pequena taxa de inconsistência (2,70%), devendo este fato estar associado à natureza deste documento. Uma análise geral dos documentos autuados com procedência SUGRAD e Colegiados de curso durante o ano de 2019, sobre Amparo Legal, permitiu verificar que 15,55% estavam incompletos, demonstrando mais uma vez a necessidade de uma padronização nestes documentos, bem como falta de conhecimento da Instrução Normativa. Como produto tecnológico foi elaborado um Material instrucional: guia prático das rotinas administrativas da SUGRAD desempenhadas no Lepisma.
